Hoe de drukte op de werkvloer te beheersen

De werkdruk en werkopgaves worden steeds groter. We verwachten steeds meer van de werknemers maar de opdrachtgevers verwachten ook steeds meer van ons. Het aantal projecten wordt steeds groter, de budgetten kleiner en de complexiteit neemt verder toe. Waar voorheen een project nog met enkele personen uitgevoerd kon worden, moet er nu een heel team aan specialisten aan te pas komen. Het aantal werkzaamheden binnen een project nemen steeds verder toe, maar wie moeten deze werkzaamheden gaan uitvoeren? Wie is er geschikt voor deze werkzaamheden en waar halen we versterking voor het team vandaan? Blijft dit enkel bij één project of blijven we hier tegen aan lopen en moeten we dit structureel inrichten? Steeds meer vragen waar de managers van tegenwoordig mee te maken krijgen.

Hoe is de werkdruk gegroeid?

Wanneer we de werkdruk terug brengen naar de kern, dan zien we dat er een functie wordt uitgevoerd waar een set aan werkzaamheden bij horen. Maar de functie en de daarbij behorende werkzaamheden past niet meer bij het daadwerkelijke takenpakket van de werknemer. Daar waar de projecten gegroeid zijn, de organisatie veranderd is, de afdeling gegroeid is en vele andere oorzaken, is de functieomschrijving gelijk gebleven. Dit past niet meer bij het takenpakket wat er verwacht wordt van de werknemer. Hierdoor ontstaat er verwarring over de werkzaamheden die je behoort te verrichten en de werkzaamheden die ook daadwerkelijk worden verricht. Het bord van de werknemer voor een project is voller geworden dan voorheen. Daarnaast heeft de werknemer door de verhoogde werkopgave tevens meer borden gekregen. Als organisatie hebben we tegenwoordig meer werk te verrichten en personeel is schaars. Daarmee krijgt het gehele personeelsbestand een zwaardere werklast te verduren.

Hoe kunnen we de werkdruk verlagen?

Voor het verlagen van de werkdruk bestaat niet één oplossing. Meerdere oorzaken vragen ook om meerdere oplossingen. Door onderzoek te verrichten naar de daadwerkelijke oorzaken kan vervolgens per oorzaak een actieplan gemaakt worden, hoe de oorzaak verholpen kan worden, en geïmplementeerd wordt.

Wanneer we de oorzaken onderzoeken dan zien we dat er onder andere gekozen kan worden voor de volgende oplossingen:

  • Vergroten van het personeelsbestand;
  • Reduceren van groei van de organisatie of afdeling;
  • Reduceren van het takenpakket;
  • Reduceren van de belasting vanuit projecten;

Echter is dit maar een greep uit de vele oplossingen die benodigd kunnen zijn.

Oceaa aanpak

Waar we gemakkelijk naar de oplossingen kunnen zoeken voor het probleem, gaan wij binnen Oceaa eerst terug naar de medewerker. Wordt er een hoge werkdruk ervaren? Is er nog plezier in het werk of zijn er andere problemen. Door in gesprek te gaan met de werknemer wordt er inzicht gecreëerd wat er op de werkvloer afspeelt. Op basis hiervan kan bepaald worden waar er daadwerkelijk behoefte aan is.

Hiermee doen we binnen Oceaa vaststellen of de wens vanuit de initiator ook wordt ervaren op de werkvloer. Wanneer dit niet het geval is, kunnen we ons gezamenlijk afvragen of er verandering benodigd is of moet er eerst bewustwording van het probleem worden gecreëerd?

Persoonlijke noot

Het in kaart brengen van de huidige situatie op gebied van taken en verantwoordelijkheden geeft een mooi overzicht van de huidige werkdruk binnen een organisatie. Daarnaast is het fijn om de medewerker centraal te stellen. Door met elkaar in gesprek te gaan worden verschillende inzichten bij elkaar gebracht en worden oplossingen vanuit verschillende hoeken gevonden en omarmd.

Daarnaast is het mooi om resultaten te presenteren welke nieuwe inzichten opleveren. Zoals wanneer een medewerker geen hoge werkdruk ervaart maar de manager dit wel ervaart. Door medewerkers te spreken kan er ook een goede afweging worden gemaakt welke oplossingen meer toegevoegde waarde leveren voor zowel de medewerkers als de organisatie. Ik kijk dan ook zeer uit om een keer langs te komen voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden in uw organisatie.

Share on facebook
Share on linkedin